Mis à jour le 10 septembre 2026
L’obligation de détenir un système de caisse conforme est en place depuis 2018, mais la façon d’en apporter la preuve a changé trois fois en deux ans. Beaucoup d’exploitants ont reçu des courriers de leur éditeur en 2025 leur annonçant une certification obligatoire, puis plus rien. La situation s’est stabilisée en février 2026, et elle n’est pas celle que la plupart des articles en ligne décrivent encore.
Cette page reprend ce qui est exigé sur le fond, ce qui est admis comme preuve aujourd’hui, et ce qu’un exploitant doit avoir dans son dossier.
En bref : tout assujetti qui enregistre les règlements de ses clients particuliers dans un logiciel ou un système de caisse doit utiliser un outil satisfaisant à quatre conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données. Depuis le 21 février 2026, la preuve peut à nouveau être apportée par deux voies au choix : un certificat délivré par un organisme accrédité, ou une attestation individuelle de l’éditeur. L’amende encourue en cas d’absence de justificatif s’élève à 7 500 euros par logiciel, avec obligation de régulariser sous soixante jours.
Qui est concerné par l’obligation ?
La règle figure au 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts. Elle vise les assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée qui enregistrent les règlements de leurs clients non assujettis, c’est-à-dire des particuliers, au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse.
Un restaurant entre donc dans le champ dès lors qu’il encaisse des particuliers sur un système informatisé, ce qui est le cas dès qu’une caisse enregistreuse électronique ou une application de prise de commande est utilisée.
Deux situations restent hors du champ, et elles sont plus rares qu’on ne le croit.
- L’absence totale de système informatisé. Un carnet à souches et une caisse mécanique ne relèvent pas de l’obligation, ce qui ne dispense évidemment pas des règles comptables ordinaires.
- Les assujettis bénéficiant de la franchise en base de taxe sur la valeur ajoutée, ainsi que ceux qui n’encaissent que des clients professionnels.
Un tableur utilisé pour tenir la caisse n’est pas une exemption : dès qu’il sert à enregistrer des règlements, il relève de la même exigence, et il ne peut structurellement pas y satisfaire.
Que recouvrent les quatre conditions ?
| Condition | Ce qu’elle impose | Ce qui est exclu |
|---|---|---|
| Inaltérabilité | Toute correction se fait par une opération traçable, jamais par écrasement | Suppression d’un ticket sans trace |
| Sécurisation | Les données sont protégées par un mécanisme garantissant leur intégrité | Base de données modifiable directement |
| Conservation | Clôtures journalière, mensuelle et annuelle, cumuls conservés | Remise à zéro des compteurs |
| Archivage | Données figées et exportables, conservées six ans | Archives illisibles après changement de version |
La ligne de l’archivage est celle qui pose le plus de difficultés dans la durée. Un établissement qui change de prestataire doit conserver un moyen de relire les archives de l’ancien système pendant toute la durée légale. Négocier l’export des archives au moment de la résiliation, et non trois ans plus tard, évite une situation sans issue en contrôle.
Ces exigences se combinent avec la ventilation des taux, décrite dans notre page sur la TVA en restauration : la piste d’audit produite par la caisse est ce qui permet de reconstituer cette ventilation.
Comment prouver la conformité aujourd’hui ?
C’est le point qui a bougé, et qui explique la confusion persistante.
Jusqu’en février 2025, deux voies coexistaient : le certificat d’un organisme accrédité, ou l’attestation individuelle délivrée par l’éditeur. L’article 43 de la loi de finances pour 2025 a supprimé la seconde, avec un calendrier de transition puis un report de l’échéance au 1er septembre 2026.
L’article 125 de la loi de finances pour 2026 est revenu sur cette suppression. Depuis le 21 février 2026, l’attestation individuelle de l’éditeur est de nouveau admise, et les deux voies coexistent à nouveau.
Concrètement, un exploitant est en règle s’il détient l’un des deux documents suivants.
- Un certificat délivré par un organisme accrédité, au nom du logiciel et de sa version.
- Une attestation individuelle délivrée par l’éditeur, nominative, mentionnant le logiciel, sa version et les quatre conditions.
Deux vérifications s’imposent sur ce document, quel qu’il soit. Il doit être nominatif, au nom de l’établissement, et non une brochure commerciale générique. Il doit mentionner la version exacte utilisée, ce qui suppose de le redemander après une mise à jour majeure.
Que risque un établissement sans justificatif ?
L’amende prévue s’élève à 7 500 euros par logiciel ou système de caisse non certifié ou non attesté. Elle s’applique par outil, ce qui peut se cumuler dans un établissement qui utilise une caisse et une application de commande distinctes.
Le mécanisme est particulier et mérite d’être connu : l’assujetti dispose de soixante jours à compter de la remise ou de la réception du procès-verbal pour se mettre en conformité. Passé ce délai sans justificatif, l’amende est de nouveau applicable.
Un second risque, plus lourd, découle du premier. Un système non conforme fragilise la comptabilité elle-même : l’administration peut écarter la comptabilité comme non probante et procéder à une reconstitution du chiffre d’affaires. Le coût potentiel n’a alors plus grand rapport avec l’amende initiale.
Le contrôle correspondant peut être inopiné et se limiter à la demande du justificatif, sans examen de comptabilité. C’est une procédure courte, ce qui explique sa fréquence.
Que demander concrètement à son éditeur ?
Quatre questions écrites suffisent, et la réponse écrite se conserve dans le même dossier que le justificatif.
- Quelle est la version certifiée ou attestée, et celle installée dans l’établissement correspond-elle ?
- Le justificatif est-il nominatif, au nom de l’exploitation, avec sa date d’émission ?
- Comment sont produites les clôtures journalière, mensuelle et annuelle, et où sont-elles stockées ?
- Comment récupérer les archives en cas de changement de prestataire, sous quel format et à quel coût ?
La dernière question est celle qu’on oublie de poser au moment de la signature et qu’on regrette au moment du changement. Elle mérite de figurer dans le contrat plutôt que dans un échange de courriels.
Les autres obligations documentaires liées à l’encaissement, notamment les mentions de la note remise au client, sont détaillées dans notre rubrique TVA et fiscalité.
Questions fréquentes
Une caisse enregistreuse simple est-elle concernée ?
Dès lors qu’elle enregistre les règlements de particuliers et qu’elle est électronique, oui. Le fait qu’elle ne soit pas reliée à un ordinateur ne la fait pas sortir du champ : c’est la fonction d’enregistrement qui compte.
Faut-il un nouveau justificatif après chaque mise à jour ?
Après une mise à jour majeure de version, oui, parce que le justificatif porte sur une version identifiée. Les correctifs mineurs ne remettent généralement pas en cause le document, mais la question se pose à l’éditeur plutôt qu’elle ne se présume.
Le justificatif doit-il être affiché ?
Non, il doit être présenté sur demande de l’administration. Le conserver au format papier et au format numérique, dans le classeur des documents d’exploitation, est la précaution la plus simple.
Un logiciel gratuit peut-il être conforme ?
Rien ne l’interdit sur le principe, mais l’éditeur doit être en mesure de délivrer un justificatif nominatif ou de produire un certificat. Un outil sans éditeur identifiable ne peut structurellement pas répondre à l’obligation.
Que se passe-t-il si l’éditeur cesse son activité ?
Le justificatif déjà délivré conserve sa valeur pour la période concernée, mais l’absence d’interlocuteur pose un problème pour les mises à jour et pour l’accès aux archives. C’est la raison pour laquelle la clause d’export des données mérite d’être négociée dès le contrat.
À garder en tête : cette page décrit un cadre fiscal qui a changé plusieurs fois entre 2025 et 2026 et le présente à sa date de mise à jour. Toute information trouvée ailleurs et non datée est à considérer avec prudence sur ce sujet précis. La conformité d’un système donné se vérifie auprès de son éditeur et, en cas de doute, avec un expert-comptable.
Sources
Sources consultées le 10 septembre 2026.
- Légifrance, code général des impôts, article 286, I, 3° bis : legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006069577
- Bofip, actualité relative à la suppression de l’attestation individuelle de l’éditeur, loi n° 2025-127 du 14 février 2025 de finances pour 2025, article 43 : bofip.impots.gouv.fr/bofip/14667-PGP.html
- Bofip, actualité relative à la prorogation du délai d’obtention du certificat jusqu’au 31 août 2026 : bofip.impots.gouv.fr/bofip/14826-PGP.html
- Loi de finances pour 2026, article 125, rétablissement de l’attestation individuelle de l’éditeur, entrée en vigueur le 21 février 2026 : legifrance.gouv.fr
- Impots.gouv.fr, champ d’application de l’obligation de détenir un logiciel de caisse sécurisé : impots.gouv.fr/professionnel